Jan Bording

57

Politiets byråkratiske problem

Kan man tvinge byråkrater til å bli løsningsorientert med offentlige høringer, eller blir de da enda mer byråkrater? Jeg tror byråkrati handler mye om fraskrivelse av ansvar.

Publisert: 23. nov 2012

For noen år siden var jeg observatør på en katastrofeøvelse. Det skulle være et tog som hadde sporet av i en tunnel og kommet i brann. Røykbombene ble tent og den første på pletten var legehelikopteret. Før vi observatører hadde oppfattet hva som skjedde hadde legen fått alle mobile pasienter ut og ordnet dem i grupper. Så kom brannvesenet og var straks i gang med å få ut de siste pasientene. Så kom helsepersonell, sivilforsvaret og til slutt politiet som straks tok på seg jobben som skadestedsleder og fra da av gikk ting i sneglefart.

Skadestedslederens første jobb var å lage seg et provisorisk skrivebord som så ble fylt med skjema og en svær samleperm som han skrev i hele tiden. Rundt dette skrivebordet sto en tett ring av ledere for de forskjellige enhetene og kjempet om å få kontakt med skadestedslederen. Ingen ting kunne gjøres uten hans velsignelse. Utenfor denne ringen satt en gjeng med 100-200 mannskap og drakk kaffe og ventet på beslutninger. Timene gikk. Etter en stund endret bildet seg, området ble fullt av ledere som løp rundt og lette etter skadestedslederen. Han hadde nemlig trukket seg tilbake til et skogholt for å få litt fred.

På den andre siden av tunnelen, et par hundre meter borte, sto en gruppe «lettere skadede». Det var armbrudd og hodeskader og sjokk. De sto helt alene. Det var 800 m langs jernbanesporet til en parkeringsplass der et dusin sykebiler sto og ventet. De kunne gått dit på et kvarter, eller blitt båret av sivilforsvaret, eller fraktet på båt på vannet like ved. Men skadestedslederen hadde en annen plan. Han ville få et skiftelokomotiv til å frakte alle pasientene samtidig. For det som var viktig nå var ikke å få folk på sykehus så fort som mulig som i en liten ulykke. Nå var det viktigste at man ikke skulle miste noen pasienter, for det ville bli skadestedslederens ansvar.

Det tok fem timer før skiftelokomotivet endelig kom. Der var det jo ikke plass til alle, så de friskeste, de fra den andre siden av tunnelen, måtte gå for egne ben etter lokomotivet. Det hadde de kunnet ha gjort fem timer før med følge av hundre sivilarbeidere og helsepersonell om det hadde vært nødvendig.

Etterpå hadde man evaluering og alle var fornøyd, for alt hadde gått etter boka. En eksemplarisk øvelse.

Jeg sjekket opp virkelige katastrofer som hadde hendt i den senere tid og trenden var klar: det tok som regel urimelig lang tid å få pasientene ut og kreativiteten for å få det til var nær null.

Da jeg senere hørte politiets første rapport etter 22. juli om at alt hadde gått korrekt for seg, etter boka, tenkte jeg mitt. Og jeg fikk jo rett.

Det fine med evalueringen av 22.juli var at det kom lyd fra de som forsker på lederskap her i landet. Det var noe feil med kulturen. Men etter hvert ser det ikke ut til at man lytter til disse, nå er det nye prosedyrer, nye ansvarsnettverk man snakker om.

Slik jeg ser det har en byråkratisk tankegang en tendens til å dreie fokus vekk fra den oppgaven som skal gjøres. Langt viktigere blir det å ha et system der man etterpå ikke kan få skylden for det som gikk galt. Hver medarbeider skal ikke ha annet ansvar enn å gjøre det som står i boka. Blir den fulgt, har ingen noe skyld. Det byråkratiske system blir laget av folk som ikke stoler på at medarbeidere lenger nede i hierarkiet kan tenke selv. Da er det naturlig at de lenger nede blir opptatt av å slippe ansvar for de beslutningene de blir tvunget til å ta når virkeligheten ikke stemmer med boka.

Nå har vi offentlige høringer der alle må forklare hva de gjorde trinn for trinn 22.juli . Nå gjelder det ikke å få skylda. I neste katastrofe vil nok derfor alle være enda mer forsiktig med å gå utenfor «boka» som da vil være fylt av enda flere detaljer. Vi har jo sett hvordan Stoltenberg med gravalvor i ansiktet forsikre oss om at en beredskapstropp trenger minst to timer for å gå om bord i et helikoter.

Byråkrati er det man oftest hører når noen skal si noe stygt om myndighetene. Men de er ikke de eneste. Jo større en bedrift blir, jo mer byråkrati blir det også der. Jeg har vært i private bedrifter hvor det er så mange ledere at det ble umulig å ta den minste beslutning.

Har vi ikke snart en så velutdannet, moden befolkning at man kan lage nye administrasjonsmodeller der hver medarbeider får lov til å tenke selv, får lov til å tenke løsningsorientert, får lov å ta sjanser der det er nødvendig, og ikke minst: blir vist raushet hvis det gikk galt. Det er utvilsomt mye effektivitet å hente og det vil også gi folk et mer interessant arbeid.

Når størsteparten av befolkningen oppfatter byråkrati som systematisert dumhet, er det ikke da på tide, i alle fall for det offentlige, å finne nye administrasjonsformer?

Kommentar #1

Morten Slmonsen

34 innlegg  1305 kommentarer

Publisert nesten 9 år siden
Jan Bording. Gå til den siterte teksten.

Kan man tvinge byråkrater til å bli løsningsorientert med offentlige høringer, eller blir de da enda mer byråkrater? Jeg tror byråkrati handler mye om fraskrivelse av ansvar.

Interessante observasjoner. Jeg ser det fra en annen synsvinkel: Byråkratiet er svaret på alt som har gått galt inntil nå. Med andre ord: Hver gang noe går galt, så er svaret - vi må lage en rutine for å unngå denne feilen. F.eks. har det skjedd at man har glemte å transportere noen pasienter - ergo lager man en rutine for at dette må ivaretas først, etc.

Dette er jo det samme som "å lære av sine feil", noe som alle kan være enige i. Så, ettersom en organisasjon har blitt stor/gammel, så har den opplevd veldig mange feil og lært veldig mye. På det tidspunktet er det blitt et massivt byråkrati.

Motgiften er vanskelig: Man må leve med en del feil. Man må *ikke* lage en regel for å unngå en feil som oppstår sjelden. Reglene må være laget slik at de forhindrer feil som oppstår relativt ofte, for eksempel feil som skjer minst 1 gang i året. Mange rutiner er laget på bakgrunn av en eneste hendelse. Denne motgiften er vanskelig for alle, fordi ledere må leve med en konstant risiko for feil (uforutsigbart) og utførende må leve med å bli tatt i å gjøre feil. Ingen av sidene liker dette, så da blir alle fornøyd med flere regler. 

Så blir det slik at ting tar veldig mye lenger tid enn det trenger å gjøre. Jeg har ofte spekulert på hvorfor så mange mennesker kan håndtere dette tilsynelatende *helt* uten problemer. Jeg må vel innse at jeg er et avvik fra normalen, og det kanskje henger sammen med min yrkesbakgrunn/natur som ingeniør - hele min hensikt (som ingeniør) er jo å effektivisere.

Kommentar #2

Jan Bording

57 innlegg  2503 kommentarer

Publisert nesten 9 år siden
Morten Slmonsen. Gå til den siterte teksten.

Byråkratiet er svaret på alt som har gått galt inntil nå. Med andre ord: Hver gang noe går galt, så er svaret - vi må lage en rutine for å unngå denne feilen. F.eks. har det skjedd at man har glemte å transportere noen pasienter - ergo lager man en rutine for at dette må ivaretas først, etc.

Det er mange måter å se dette problemet på. Jeg er jo også ingeniør og det er naturlig for meg å se på byråkrati som et slags dataprogram. Man programmerer organisasjonen. Programmereren må se for seg alle eventualiteter og designe reglene deretter slik at de lenger nede kun skal følge reglene. Med et slikt perpektiv ser man klart at det er store mangler i metodikken. Skal man skrive et dataprogram for maskiner har man først en spesifikasjon som forteller hva man vil at systemet skal gjøre, uavhengig av hvordan det blir programmert, så skriver man koden, og så tester man koden ut fra spesifikasjonen. Et byråkratiprogram har ingen spesifikasjon og i stedet for testing har man en høring. Etterpå, når ting går galt, prøver man å lappe på programmet. Skulle man skrive software slik en byråkrat skriver forskrifter, var de ikke mange programmer som ville fungere. Det strider i mot all god programmeringsskikk.

Jeg tror det er to motpoler i tenkingen her: Enten betrakter man alle medarbeidere som undermålere som må fortelles hver minste detalj, eller man betrakter dem som likeverdige som bare trengs å få en oppgave spesifisert.

Jeg tror man trenger en emansipering av byråkratene. Gi de ansvar for å løse problemet og ressurser istedetfor et sett regler. Man trenger opplæring og bevisstgjøring og også hjelpemidler som sjekklister f.eks. som kan brukes for å unngå å gjøre samme feil igjen.

I dag lager man rutiner som du sier, for å unngå å gjøre samme feil to ganger. Det kan være greit nok, men da synes jeg man skal regne over hvor mye tid man mister med den nye rutinene, hva koster den, er den godt nok dokumentert slik at den senere kan bli revurdert. På bakgrunn av kostnadene for den nye rutinen, vil den eventuelle nytten kunne rettferdiggjøre rutinen? Kort sagt: tenk mer som ingeniører.

Mest leste siste måned

Lesetips

Les flere

Siste innlegg

Les flere